Le choix d’une agence digitale est une décision critique pour toute entreprise qui aspire à réussir dans le monde numérique d’aujourd’hui. Le bon partenaire peut vous aider à économiser du temps, de l’argent et à créer un produit ou service de qualité. Chaque entrepreneur ou directeur/trice marketing est confronté à ce sujet : Comment choisir une agence digitale capable de répondre à un projet, et d’accompagner l’entreprise de la meilleure manière. On accompagne régulièrement des PME/ETI dans le choix d’agences digitales ou de communication, sous forme de conseil puis d’AMOA. Ce guide est un retour d’expérience qui, on l’espère, doit vous aider dans votre projet !
Choisir une Agence digitale : Différents Types de Prestataires
Le marché des agences digitales est devenu très complexe. Il existe plusieurs types de prestataires, chacun avec ses avantages et inconvénients :
- Agences digitales : Offrent une gamme complète de services, de la conception à la mise en œuvre.
- Freelances : Idéaux pour des projets plus petits ou plus spécifiques.
- Collectifs de freelances : Combinaison de plusieurs freelances, souvent plus flexible qu’une agence.
- Agences intégrées : Offrent divers services, comme le marketing, la publicité, etc., sous un même toit.
Cadrage de projet digital : Bien Comprendre Vos Besoins
Avant de commencer votre recherche, il est essentiel de définir le périmètre du projet, les compétences nécessaires, ainsi que le budget et les délais. Cette phase de cadrage est très importante car elle va vous permettre de vous orienter vers un type de prestataire, et surtout cela vous permettra de fournir le plus d’informations possibles aux prestataires sollicités pour que ces derniers adaptent leurs réponses.
Comment cadrer un projet digital ?
Avant même de rédiger votre cahier des charges et de lancer un appel d’offre, une phase essentielle de cadrage doit être mise en place. Cette étape préliminaire est cruciale pour assurer le succès de votre projet digital. Elle permet d’une part de définir clairement les objectifs, le périmètre, les ressources nécessaires ainsi que les contraintes et opportunités liées au projet. D’autre part, elle sert à aligner toutes les parties prenantes de l’entreprise — de la direction aux équipes opérationnelles — autour d’une vision commune. C’est un facteur clé de succès de votre projet.
Durant cette phase, il est conseillé de réaliser une série d’ateliers et de réunions internes pour discuter des différents aspects du projet. Cela peut inclure une analyse SWOT, des entretiens avec les parties prenantes, ainsi que des études de marché si nécessaire. Le résultat de cette phase de cadrage se matérialise souvent sous la forme d’un document ou d’une présentation qui synthétise tous les éléments clés du projet. Ce document servira de base pour la rédaction du cahier des charges et fournira des informations précieuses aux prestataires potentiels, leur permettant de mieux comprendre vos besoins et d’y répondre de manière plus adéquate.
Nous réalisons régulièrement des design sprints de cadrage de projet, sur 1 à 2 jours, afin de bien comprendre la problématique à adresser, et surtout aligner les équipes sur le projet.
Étape de Recherche de prestataire
Vous pouvez rechercher des agences digitales ou des freelances sur des plateformes spécialisées, comme Malt, ou Sortlist, via des recommandations ou encore sur les réseaux sociaux comme LinkedIN. Ayez une liste de questions préparées pour une première approche.
Critères de Sélection
- Expertise et spécialisation : Assurez-vous que l’agence a de l’expérience dans votre secteur. cela passe par des références, ou des collaborateurs qui ont exercé sur votre secteur.
- Portfolio et études de cas : Demandez à voir des travaux antérieurs.
- Références et avis clients : Les témoignages de clients antérieurs sont souvent très révélateurs.
- Culture de l’entreprise : Assurez-vous que leur culture d’entreprise est en adéquation avec la vôtre. N’hésitez pas, lors de la phase de sélection, à aller rencontrer les prestataires pour les voir évoluer dans leurs locaux s’ils en ont.
- Tarification et conditions contractuelles : Évaluez le rapport qualité-prix et les conditions contractuelles.
Demande de Proposition et cahier des charges
Créez une RFP qui détaille vos besoins, vos attentes et les critères d’évaluation.
Un cahier des charges peut être annexé à la RFP pour détailler les objectifs, les spécifications techniques, le budget, les délais, et les critères de qualité.
Comparaison et Évaluation
Utilisez une grille de notation pour comparer les différentes propositions. Évitez de prendre une décision basée uniquement sur le prix, qui est souvent un critère trompeur. Demandez où sont situés les collaborateurs et/ou sous-traitants qui vont intervenir sur votre projet. Les sous-traitants off-shore sont nombreux, et vont impacter les coûts… mais aussi parfois la qualité et le déroulé du projet !
La Décision Finale
Les facteurs décisifs varieront en fonction de votre entreprise, mais ils peuvent inclure le coût total, la qualité du travail, la réputation de l’agence, etc. Il faut donc définir une grille d’analyse pour vous aider dans votre choix. On vous en propose une en annexe 🙂
Suivi et Évaluation
Après avoir choisi une agence, surveillez les KPIs pour évaluer leur performance.
Conclusion
Le choix d’une agence digitale est une décision majeure qui peut avoir des répercussions à long terme sur la santé et le succès de votre entreprise. Ce guide vise à vous fournir les outils et les informations nécessaires pour prendre une décision éclairée.
Annexes : Outils Pratiques pour le Choix d’une Agence Digitale
1. Trame d’Aide à la Décision
Pour faciliter la comparaison des différentes agences, utilisez une grille de notation. Attribuez des points ou des étoiles sur des critères comme :
- Qualité du portfolio
- Spécialisation dans votre secteur
- Réputation et avis des clients
- Réactivité et qualité de la communication
- Compréhension de vos besoins
- Coût total du projet
- Conditions contractuelles
| Critère | Agence A | Agence B | Agence C |
|---|---|---|---|
| Qualité du portfolio | 4 | 3 | 5 |
| Spécialisation dans votre secteur | 5 | 2 | 4 |
| … | … | … | … |
Note : L’évaluation peut être faite sur une échelle de 1 à 5 ou 1 à 10. Vous pouvez également choisir de pondérer certains critères importants à vos yeux.
Liste de Questions à Poser
Lors de vos entretiens avec les agences, voici une liste (non exhaustive ! ) de questions pertinentes à poser :
- Pouvez-vous me donner des exemples de projets similaires ?
- Quelle est votre expertise dans mon secteur ?
- Comment se passe la gestion de projet chez vous ?
- Qui sera mon interlocuteur principal ?
- Quels sont les délais estimés pour la réalisation du projet ?
- Quelle est votre politique en termes de révisions et d’ajustements ?
- Comment gérez-vous les imprévus et les changements en cours de projet ?
- Avez-vous des sous-traitants ? Si oui, où sont ils situés ?
- Cédez vous l’intégralité des droits sur les créations ?
Check-list pour RFP (Demande de Proposition)
Votre Demande de Proposition doit inclure :
- Un résumé de votre entreprise et du contexte du projet
- Objectifs clairement définis
- Périmètre du projet
- Budget disponible
- Délais de réalisation
- Critères d’évaluation
- Tout autre renseignement que l’agence doit fournir (par exemple, études de cas, références, etc.)
Annexe 2: Trame de Cahier des Charges
I. Introduction
- Contexte du projet
- Objectifs de l’appel d’offre
II. Présentation de l’Entreprise
- Description de l’entreprise
- Positionnement sur le marché
- Objectifs et enjeux du projet
III. Objectifs du Projet
- Objectifs qualitatifs (ex : améliorer la visibilité, etc.)
- Objectifs quantitatifs (ex : augmenter le trafic de X%, etc.)
IV. Périmètre du Projet
- Description détaillée des services attendus
- Web Design
- Développement
- SEO
- Content Marketing
- Etc.
V. Contraintes
- Techniques
- Budgétaires
- Temporelles
VI. Budget et Modalités Financières
- Budget global
- Modalités de paiement
- Pénalités éventuelles
VII. Calendrier Prévisionnel
- Phases du projet
- Livrables et échéances
VIII. Critères de Sélection
- Critères de qualité
- Expérience dans le domaine
- Prix
IX. Modalités de Réponse
- Date limite de remise des propositions
- Format attendu (PDF, PPT, etc.)
- Coordonnées pour l’envoi
X. Pièces Jointes
- Documents annexes (ex : charte graphique, études de marché, etc.)
Ce guide devrait vous permettre d’avancer dans votre projet de choix d’agence digitale ou de prestataire freelance. Nous réalisons régulièrement des missions de conseil pour le cadrage de projets digitaux et l’aide aux choix de prestataires, n’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur le sujet !